Die 23 besten Produktivitätsapps

Produktivität ist entscheidend, wenn du ein wachsendes Unternehmen führst.

Als Unternehmer:in und Führungskraft wirst du ständig in tausend verschiedene Richtungen gezogen. Während du Kundenanfragen beantwortest, deinen Shop aktualisierst und gleichzeitig deine Produkte vermarktest, fällt es schwer, Prioritäten zu setzen. Wie entscheidest du, auf welche Aufgaben du dich konzentrieren sollst? Welche Aufgaben machen wirklich einen Unterschied? 

Motivierende Sprüche können eine nette Inspiration sein, um Handlungen zu fördern und dich durch den Tag zu bringen. Aber sie sind keine effiziente Lösung, um langfristig Dinge zu erledigen.

Die besten Produktivitätsapps hingegen helfen dir, deine Zeit auf die richtigen Aufgaben zu konzentrieren, unnötige Aufgaben vom Tisch zu bekommen und Tätigkeiten zu automatisieren, die niemanden wirklich weiterbringen.

Lerne hier die 23 besten kostenlosen Produktivitätsapps kennen.

Die 23 besten UND kostenlosen Produktivitätsapps

Ein guter Ausgangspunkt, um die Produktivität im gesamten Unternehmen zu steigern, ist das eigene Zeitmanagement. Schließlich bist du, wenn du deine Zeit nicht sinnvoll verwaltest, wahrscheinlich ein Hindernis für andere Teammitglieder.

Nutze diese 24 produktivitätssteigernden Apps für Unternehmer:innen, um Ablenkungen zu minimieren, deine Zeit sinnvoll zu verwalten und sicherzustellen, dass du immer an deinen wichtigsten Aufgaben arbeitest.

1. RescueTime

RescueTime ist eine Zeitmanagement-App, die verfolgt und berechnet, wie viel Zeit du mit verschiedenen Aufgaben verbringst.

Vielleicht hast du das Gefühl, dass du nur ein paar Minuten am Tag in sozialen Medien verbringst. RescueTime kann dir genau zeigen, wie viel Zeit du tatsächlich mit dem Scrollen durch deine Feeds verbringst. Die Ergebnisse könnten dich überraschen und dir zeigen, dass du diese Ablenkung minimieren solltest.

Oder vielleicht denkst du, dass das Kopieren und Einfügen von Daten zwischen verschiedenen Apps nicht viel Aufwand erfordert und es sich nicht lohnt, das zu automatisieren. RescueTime zeigt dir, wie viel Zeit du mit einem Automatisierungstool wie Zapier sparen würdest.

Wenn du das Gefühl hast, zwar lange Stunden zu arbeiten, aber nicht genug zu erreichen, erkennst du mithilfe von RescueTime, wo du zu viel Zeit mit unwichtigen Aufgaben verbringst. So findest du Gelegenheiten, diese Aufgaben zu delegieren und zu automatisieren oder bestimmte Ablenkungen zu vermeiden.

Top-Funktionen: 

• Blockiert nicht-autorisierte Websites und protokolliert Computeraktivitäten 
• Überwacht die verbrachte Zeit und verfolgt Trends 
• Stoppuhr-Tool
• Zielberichterstattung 
• Tägliche Highlights 
• Produktivitätsbewertung

Kosten: Kostenloses Abo verfügbar. Bezahlte Abos beginnen bei 6,50 $ pro Monat.

Verfügbar für: Webbrowser, macOS, Windows, Android

⭐️ G2-Bewertung: 4.1/5

2. StayFocusd

Wenn du feststellst, dass du zu viel Zeit mit sozialen Medien, Nachrichten-Websites oder anderen Online-Ablenkungen verbringst, kannst du StayFocusd verwenden. Diese Chrome-Erweiterung blockiert deinen Zugriff auf diese Seiten vollständig.

StayFocusd funktioniert, indem du ein zeitliches Limit für die Nutzung bestimmter Websites festlegst. Wenn du beispielsweise dein Twitter-Scrolling auf 10 Minuten pro Tag begrenzen möchtest, kannst du das in StayFocusd einstellen. Sind deine 10 Minuten abgelaufen, blockiert StayFocusd den Zugriff auf Twitter für einen vorher bestimmten Zeitraum.

Mit StayFocusd kannst du auch den Zugriff auf alle Websites blockieren – außer denen, die du gerade benötigst (z. B. Google Docs) – wenn du dich auf eine bestimmte Aufgabe konzentrieren musst. Es ist ein großartiges Tool, wenn du Ablenkungen minimieren musst, aber Schwierigkeiten hast, die nötige Willenskraft dafür aufzubringen.

Kosten: Kostenlos

Verfügbar für: Chrome 

3. Boomerang für Gmail und Outlook

Wenn du entdeckst, dass E-Mails eine deiner größten Ablenkungen sind, können Boomerang für Gmail und Outlook helfen. Nutze die Funktion „Posteingang pausieren“, um zu verhindern, dass neue E-Mails in Konzentrationsphasen in deinem Posteingang ankommen. Hast du deine Arbeit erledigt, kannst du deinen Posteingang wieder aktivieren.

Aber warum ist Boomerang besser, als einfach deinen Posteingang zu schließen? Ganz simpel: Du kannst Ausnahmen für die Zustellung erstellen. Angenommen, du musst dich konzentrieren, wartest aber auch auf eine wichtige E-Mail von Geschäftspartner:innen oder Investor:innen. Du kannst diese E-Mail-Adressen als Ausnahmen hinzufügen, damit sie deinen Blocker umgehen und in deinem Posteingang ankommen.

Du kannst auch eine automatische Antwort an alle senden, die dir während der Pause in deinem Posteingang eine E-Mail senden. So informierst du die Sender:innen darüber, dass es zu Verzögerungen bei der Bearbeitung ihrer Nachricht kommen kann. Dies kann hilfreich sein, um alternative Kontaktinformationen bereitzustellen, falls jemand dringend mit dir in Kontakt treten muss.

Top-Funktionen:

• Posteingang pausieren
• Besprechungsplanung 
• Automatische Antworten
• Später senden
• Antwortverfolgung 
• Lesebestätigungen

Kosten: Kostenlos. Bezahlte Abos beginnen bei 4,98 $ pro Monat.

Verfügbar für: Webbrowser, iOS, Android, Windows Phones.

4. Todoist

Wenn du eine App benötigst, um all deine To-dos im Blick zu behalten, ist Todoist eine großartige Option. Du kannst das kostenlose Abo nutzen, um bis zu 80 Projekte zu erstellen. Das macht es einfach, deine offenen Aufgaben in so viele verschiedene Listen zu unterteilen, wie du benötigst.

Du könntest beispielsweise separate Listen für berufliche und private To-dos erstellen und beide Listen aus derselben Anwendung verwalten. Oder du kannst noch spezifischer werden, indem du Listen für Arbeit, Zuhause, Besorgungen, E-Mails, spezielle Projekte, langfristige Ziele und alles andere erstellst, was du in eine eigene Gruppe kategorisieren möchtest.

Der Vorteil von Todoist ist seine Einfachheit. Beschreibe in einer kurzen Zeile, was du tun musst, und hake es ab, wenn es erledigt ist. Es ist im Grunde eine digitale Version einer handschriftlichen To-do-Liste – aber eine, die überall funktioniert. Schließlich kann dir jederzeit eine Aufgabe einfallen, egal welches Gerät du gerade verwendest. 

Top-Funktionen:

• Visualisierung deiner Produktivität
• Projektvorlagen
• Echtzeit-Datensynchronisation 
• Zentralisierte Teamabrechnung 
• Benachrichtigungen und Erinnerungen

Kosten: Kostenlos. Bezahlte Abos beginnen bei 4 € pro Monat, jährlich abgerechnet. 

Verfügbar für: Webbrowser, macOS-App, Windows-App, Android, iOS, Apple Watch.

5. KanbanFlow

KanbanFlow bietet dir alle Vorteile eines Kanban-Boards, um deine Aufgaben mithilfe der Pomodoro-Technik zu erledigen.

Beginne damit, deine Spalten einzurichten und deine Aufgaben hinzuzufügen. Wenn du mit einer der Aufgaben startest, kannst du mit ein paar Klicks einen 25-minütigen Pomodoro starten. KanbanFlow benachrichtigt dich, wenn es Zeit für eine Pause ist, und lässt dich diesen Pomodoro sogar in ein Zeiterfassungssystem eintragen.

Ein weiteres einzigartiges Merkmal von KanbanFlow ist, dass es dich fragt, warum du einen Timer pausierst, bevor er abgeschlossen ist. Dies kann hilfreich sein, um herauszufinden, was dich am häufigsten ablenkt. So kannst du Strategien entwickeln, um deine Ablenkungen zu minimieren.

Top-Funktionen:

• Aufgaben aus E-Mails hinzufügen 
• Mobile Unterstützung
• Echtzeit-Zusammenarbeit 
• Versionsverlauf
• Zeitverfolgung mit Pomodoro
• Visualisierung von Arbeit und Fortschritt

Kosten: Kostenlos. Bezahltes Abo kostet 5 $ pro Benutzer:in und Monat.

Verfügbar für: Webbrowser, Android, Windows Phone, iPhone.

6. Evernote

Jede Software hat ihre eigene Methode, Informationen zu speichern. Dateien auf deinem Computer werden auf deiner Festplatte gespeichert. Google Docs werden in Google Drive gespeichert. Du speicherst relevante Webseiten in deinem Browser und archivierst E-Mails in den Ordnern deiner E-Mail-App.

Das Problem mit diesem Ansatz? Es ist schwer zu wissen, wo du die gespeicherten Informationen später suchen sollst. Evernote löst dieses Problem, indem es dir eine zentrale Quelle für all die Notizen und Dokumente bietet, die du speichern musst.

Evernote ermöglicht es dir, Notizen per Text oder Sprache auf jedem Gerät zu machen und sie in deinem Konto zu speichern. Du kannst es auch mit Google Drive, Gmail und Outlook integrieren, um Dokumente und E-Mails zu speichern, die du später möglicherweise wieder benötigst. Du kannst außerdem den Web Clipper verwenden, um vollständige Kopien von Webseiten in deinem Evernote-Konto zu speichern.

Wenn du dann nach etwas suchst, musst du den Speicherort nicht erraten. Du kannst einfach dein Evernote-Konto durchsuchen.

Top-Funktionen:

• Ideenaustausch
• Annotation und Markierung
• Notizensynchronisation
• Dokumentenspeicherung 
• Notizen teilen und speichern 
• Webseiten speichern

Kosten: Kostenlos. Bezahlte Abos beginnen bei 8,33 € pro Benutzer:in und Monat.

Verfügbar für: Webbrowser, Android, iPhone.

7. LastPass

Dasselbe Passwort auf jeder Website zu nutzen, ist für jeden eine schlechte Idee. Besonders problematisch ist es aber für Unternehmer:innen, die sicherstellen müssen, dass Hacker:innen nicht auf ihre Geschäftsdokumente, Websites, Bankkonten und Buchhaltungsprogramme zugreifen können.

Das Erstellen und Merken einzigartiger Passwörter ist jedoch eine Aufgabe für sich. Hier kommt LastPass ins Spiel. Mit LastPass kannst du lange, starke, einzigartige Passwörter für jede Website generieren, auf die du zugreifen musst. Es speichert diese Passwörter in deinem LastPass-Konto, sodass du dich nie an ein Login erinnern oder dein Passwort zurücksetzen musst.

Die kostenlose Version von LastPass ermöglicht es dir, Anmeldedaten für bis zu 20 Konten zu speichern. So kannst du sie nutzen, um deine Logins für deine wichtigsten Tools abzusichern. Oder du kannst für weniger als 3 € pro Monat upgraden, um sichere Logins für alles zu erstellen und zu speichern.

Top-Funktionen:

• Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Fingerabdruck-Login
• Sichere Notizen
• Passwörter speichern und ausfüllen
• Verschlüsselte Dateifreigabe 
• Familienmanager-Dashboard

Kosten: Kostenlos. Bezahltes Abo kostet 2,17 € pro Benutzer:in und Monat, jährlich abgerechnet.

Verfügbar für: Webbrowser, Android, iPhone, iPad.

8. Zapier

Zapier ist ein App-Connector, mit dem du Daten von einer App zur anderen verschieben kannst, ganz ohne Programmierkenntnisse. Er verbindet sich mit über 5.000 Apps, um deine Workflows zu automatisieren.

Zum Beispiel fügen die Shopify-Zaps von Zapier automatisch neue Bestellungen zu einer Tabelle hinzu oder pflegen neue Kund:innen in dein E-Mail-Marketing-Tool ein. Die Zaps erstellen außerdem für neue Bestellungen Aufgaben in deinem Projektmanagement-Tool und posten neue Produkte auf deinen Social-Media-Kanälen. So werden diese Aufgaben erledigt, ohne dass du dafür etwas tun musst.

Alle wiederkehrenden Aufgaben, die das Kopieren und Einfügen von Daten von einem System in ein anderes beinhalten, können wahrscheinlich mit Zapier automatisiert werden. Das Einrichten dieser Automatisierungen dauert nur wenige Minuten und gibt dir etwas Zeit zurück, um dich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

Top-Funktionen:

• Import/Export mit Google Sheets
• Aufgaben erstellen und Aufgabenverlauf einsehen
• Zaps erstellen 
• Mehrere Konten verbinden 
• Integration mit über 5.000 Apps
• Automatisierung benutzerdefinierter Prozesse

Kosten: Kostenlos. Bezahlte Abos beginnen bei 19,66 € pro Benutzer:in und Monat, jährlich abgerechnet.

Verfügbar für: Webbrowser.

9. Google

Wenn du schnell Währungen umrechnen, die Uhrzeit in einem Land einen Ozean entfernt herausfinden oder komplexe mathematische Berechnungen durchführen musst, benötigst du dafür keine separaten Apps, sondern nur Google.

Google hat zahlreiche Funktionen (englischsprachiger Beitrag), die über den organischen Suchergebnissen erscheinen und dir helfen, Aufgaben schnell zu erledigen, für die du sonst eine separate App benötigen würdest:

• Gib eine Berechnung in die Suchleiste ein, um das Ergebnis zu erhalten.
• Finde heraus, wie spät es in Australien ist, oder sieh dir die Zeitverschiebung zwischen Australien und New York an.
• Wandle US-Dollar in Euro oder Yen um.
• Finde das günstigste Hotel in einer Stadt, die du bereisen möchtest.
• Setze einen Timer für Pomodoro oder eine Stoppuhr, um die Zeit für eine Aufgabe zu verfolgen.

Diese Suchwerkzeuge reduzieren die Anzahl der Apps, die du auf deinem Bildschirm geöffnet haben musst. Auch musst du dich so im Laufe des Tages nicht x-mal in verschiedene Programme ein- und ausloggen.

Top-Funktionen:

• Verwende Spracheingabe, um Suchvorgänge zu beschleunigen
• Führe Umrechnungen direkt in der Suchleiste durch
• Suche nach Themen oder bestimmten Websites 
• Nutze den Taschenrechner für schnelle Berechnungen 
• Shoppe Produkte aus mehreren Geschäften gleichzeitig 
• Suche nach bestimmten Dateitypen 

Kosten: Kostenlos.

Verfügbar für: Webbrowser, Android, iPhone. 

10. LanguageTool

Schreiben kostet genug Zeit, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, ob du Rechtschreib- und Grammatikfehler übersehen hast – oder ob das, was du schreibst, für andere leicht zu verstehen ist.

LanguageTool nimmt dir diese Sorgen ab. Das Tool zeigt dir Rechtschreib- und Grammatikfehler an, markiert schwer zu verstehende Sätze und bietet dir einfachere Alternativen für Wörter und Phrasen an.

Du kannst entweder direkt im Editor schreiben oder, wenn du dich nicht von seinen Empfehlungen während des Schreibens ablenken lassen möchtest, deinen fertigen Text in das Tool einfügen, wenn du mit dem Schreiben fertig bist. Es ist eine gute Möglichkeit, deine Gedanken festzuhalten, ohne gleichzeitig zu versuchen, alles perfekt zu machen.

Top-Funktionen: 

• Farblich kodierte Schreibprobleme 
• Praktische Tipps zur Stilverbesserung
• KI-Formulierungshilfen
• Importieren und Exportieren von Microsoft Word
• Schwierige Phrasen und häufige Grammatikfehler leicht erkennen 

Kosten: Kostenlos. Bezahltes Abo ab 4,99 € pro Monat.

Verfügbar für: Webbrowser, Desktop-App für Windows oder MacOS.

11. Trello

Wenn du Projekte verwaltest, an denen mehrere Personen oder Teams beteiligt sind, ist Trello die ideale Produktivitätsapp für Projektmanagement.

Mit einem Trello-Board kannst du verschiedene Spalten für jeden Schritt in deinem Prozess erstellen, Aufgaben von Spalte zu Spalte verschieben, Verantwortlichkeiten zuweisen und den Fortschritt jeder offenen Aufgabe auf einen Blick verfolgen.

Trello eignet sich hervorragend für Workflows wie Content-Marketing, bei denen Autor:innen, Redakteur:innen und Grafikdesigner:innen beteiligt sind, oder für die Einstellung und Rekrutierung, bei denen HR- und Einstellungsmanager:innen spezifische Aufgaben während verschiedener Teile des Prozesses abschließen müssen.

Top-Funktionen:

• Aufgaben zuweisen 
• Aktivitätsverlauf anzeigen
• Drag-and-Drop-Oberfläche 
• Aufgaben mit Labels, Tags und Kategorien organisieren 
• Anhänge und Dateien zu Aufgaben hochladen 
• Boards mobil zugänglich 

Kosten: Kostenlos. Bezahlte Abos beginnen bei 5 $ pro Benutzer:in und Monat, jährlich abgerechnet. 

Verfügbar für: Webbrowser, Android, iPhone, Windows, MacOS.

12. Asana

Während Trello großartig für Fließband-Workflows ist, bietet dir der kostenlose Plan von Asana etwas mehr Flexibilität.

Die Board-Ansicht von Asana funktioniert genau wie die von Trello und ermöglicht deinem Team, Aufgaben und Projekte auf einem Kanban-Board zu verwalten. Wenn sich diese Ansicht jedoch nicht für dein Team eignet, kannst du die Aufgaben auch in einer traditionelleren To-do-Liste oder sogar in einem Kalender anzeigen.

Ein weiterer Vorteil von Asana ist, dass du mehrere Projekte von einer zentralen Ansicht aus verwalten kannst. Bei Trello benötigst du für jeden deiner Workflows individuelle Boards. Asana ermöglicht es dir, Aufgaben aus jedem Projekt an jede:n in deiner Organisation von einem zentralen Dashboard aus zuzuweisen.

Der Nachteil von Asana ist, dass das kostenlose Abo nur 15 Teammitglieder unterstützt. Wenn du also ein größeres Team hast, das zusammenarbeiten muss, musst du upgraden. Bei Trellos kostenlosem Plan gibt es keine Begrenzung für die Anzahl der Personen, die du zu deinen Boards hinzufügen kannst.

Top-Funktionen:

• Anpassbares Dashboard
• Tags und Kommentare 
• Benutzerdefinierter Kalender 
• Unteraufgaben zuweisen
• E-Mail-Integration 
• Benachrichtigungen und Erinnerungen 

Kosten: Kostenlos. Bezahlte Abos beginnen bei 10,99 € pro Benutzer:in und Monat, jährlich abgerechnet. 

Verfügbar für: Webbrowser, iPhone, Android. 

13. Slack

Slack ist eine Chat-App, die es Teams ermöglicht, in Echtzeit miteinander zu kommunizieren. Einzelne Teammitglieder können sich sofort Nachrichten senden, um zu chatten, und ganze Teams können ihre eigenen Diskussionskanäle für die Zusammenarbeit im gesamten Team erstellen.

Wo Slack jedoch wirklich glänzt, ist seine riesige Bibliothek von Apps. Du kannst Slack mit fast jeder anderen App verbinden. Beispielsweise kannst du automatisch Support-Tickets aus Slack-Diskussionen erstellen, Anhänge direkt in Dropbox oder Google Drive speichern oder Aufgaben aus Slack-Nachrichten zu deiner To-do-Liste hinzufügen.

Es gibt auch Slack-Apps, die dir helfen, den Prozess der Informationsbeschaffung von deinen Kolleg:innen zu automatisieren. Du kannst eine App hinzufügen, die automatisch Updates für ein tägliches Stand-up sammelt, Essensbestellungen für ein Catering-Mittagessen aufnimmt oder wöchentliche Umfragen zur Mitarbeiterbindung sendet.

Einige dieser Apps sind kostenlos und einige kostenpflichtig, aber die große Bibliothek von Slack-Apps bietet dir viele Optionen zur Auswahl.

Top-Funktionen:

• Gesprächskanäle 
• Dateifreigabe 
• Suche
• Private Messaging-Gruppen 
• Zwei-Faktor-Authentifizierung 
• Integrationen 

Kosten: Kostenlos. Bezahlte Abos beginnen bei 8,25 € pro Benutzer:in und Monat, jährlich abgerechnet. 

Verfügbar für: Webbrowser, iPhone, Android. 

14. Google Docs, Sheets und Slides

Google Docs, Sheets und Slides erleichtern die Zusammenarbeit mit anderen beim Erstellen von Textdokumenten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen. Mitwirkende können in Echtzeit an diesen Assets zusammenarbeiten und sehen, wo andere gerade Änderungen vornehmen, sodass niemand die Arbeit eines anderen überschreibt.

Du kannst auch steuern, was andere mit den von dir erstellten Assets tun können. Verwalte zum Beispiel Zugriffsrechte wie die Ansicht von Assets, Kommentare oder Änderungen. Nutze den Vorschlagmodus, um Änderungen vorzuschlagen, die die Eigentümer:innen des Dokuments akzeptieren oder ablehnen können. Oder hinterlasse Kommentare, wenn Fragen auftreten oder weitere Erklärungen erforderlich sind.

Das Beste an dieser Suite von Tools ist, dass alle historischen Versionen der von dir erstellten Assets gespeichert und zugänglich sind. Wenn jemand Änderungen vornimmt, die dir nicht gefallen, oder du zu einer früheren Version zurückkehren musst, kannst du nicht nur alle vorherigen Versionen sehen, sondern auch ganz einfach zu ihnen zurückkehren.

Top-Funktionen:

• Von überall aus an Daten zusammenarbeiten
• Nahtlose Verbindung zu anderen Google-Apps
• Gemeinsam an Präsentationen arbeiten
• Aktionspunkte zuweisen 
• Webbasierte Dokumente bearbeiten und kommentieren 
• Kompatibel mit verschiedenen Dateiformaten 

Kosten: Kostenlos. Benutzer:innen können zusätzlichen Speicher kaufen, sobald sie das Limit von 15 Gigabyte erreicht haben. 

Verfügbar für: Webbrowser, iPhone, Android, Google. 

15. Google Drive

Viele Unternehmen nutzen Dropbox. Doch Google Drive ist ein besseres Angebot, wenn du nach einem kostenlosen Tool zum Teilen und Speichern von Dateien suchst. Das kostenlose Abo von Dropbox Basic bietet dir nur 2 Gigabyte Speicherplatz, während du mit Google Drive 15 Gigabyte erhältst (obwohl dieser Speicherplatz mit deinem Gmail-Konto geteilt wird, falls du eines hast).

Google Drive funktioniert intuitiver, wenn du auch Google-Tools wie Docs, Sheets und Slides verwendest. Die Dateien, die du mit diesen Tools erstellst, werden automatisch in Google Drive gespeichert. Du kannst in Google Drive freigegebene Ordner erstellen und automatisch jedem, der Zugriff auf den Ordner hat, denselben Zugriff auf die Dateien innerhalb dieses Ordners gewähren.

Das Backup- und Synchronisationstool von Google Drive erleichtert es auch, alle Dateien, die du auf deinem Computer speicherst, automatisch in deinem Google Drive zu sichern und auf diese Dateien zuzugreifen, ohne die Google Drive-Webanwendung öffnen zu müssen. Es ist eine weitere Möglichkeit, alles an einem zentralen Ort zu verwalten, sodass du nicht raten musst, wo die Dateien gespeichert sind.

Top-Funktionen:

• 15 GB kostenloser Speicher
• G Suite-Integration
• SSL-Verschlüsselung
• Intuitive Google-Suche
• KI-gestützte Automatisierung und Einblicke 
• Offline-Zugriff auf Dateien 

Kosten: Kostenlos für die persönliche Nutzung. Bezahlte Abos beginnen bei 5,75 € pro Benutzer:in und Monat. 

Verfügbar für: Webbrowser, iPhone, Android, Google. 

16. Notion

Du gewährleistest am besten die Produktivität von dir und deinem Team, wenn du allen einfachen Zugriff auf die Informationen gewährst, die sie für ihre Arbeit benötigen. Das ist eine schwierige Aufgabe, wenn jedes Team ein anderes System verwendet, um sein Wissen zu dokumentieren und zu speichern.

Notion löst dieses Problem, indem es Teams ermöglicht, interne Wissensdatenbanken zu erstellen, die von jedem im Unternehmen durchsucht und aufgerufen werden können. Erstelle verschiedene Arbeitsbereiche für verschiedene Gruppen wie HR, Marketing, Vertrieb und Kundenservice. Anschließend kannst du alle gleichzeitig durchsuchen, um schnell Informationen zu finden, die von jedem Team dokumentiert wurden.

Mit dem kostenlosen Abo von Notion kannst du unbegrenzt Teammitglieder hinzufügen und bis zu 1.000 Blöcke Speicherplatz erstellen. Das ist perfekt für wachsende Unternehmen, die frühzeitig Unternehmenswissen sammeln möchten, aber kein großes Budget haben.

Top-Funktionen:

• Workflows erstellen
• Notizenverlauf einsehen
• Vorlagen erstellen
• Teams vernetzen 
• Auf Dokumente zugreifen 
• Drag-and-Drop-Dashboard

Kosten: Kostenlos. Bezahlte Abos beginnen bei 9,50 € pro Benutzer:in und Monat, jährlich abgerechnet. 

Verfügbar für: Webbrowser, Mac, Windows, iOS, Android. 

17. Wave Accounting

Wave ist ein kostenloses, funktionsreiches Buchhaltungswerkzeug, das es Unternehmer:innen und ihren Finanzteams ermöglicht, gemeinsam Verkäufe, Rechnungen, Ausgaben und Gewinne im Blick zu behalten.

Mit Waves kostenlosem Plan erhältst du unbegrenzte Banktransaktionen, Rechnungsstellung und Belegscans. Das macht es einfach, alle deine Geschäftsausgaben und Einnahmen zu sammeln und zu konsolidieren. Füge die Geschäftskreditkarten deiner Mitarbeiter:innen hinzu, um ihre Ausgaben zu erfassen, und lass sie Bilder von Belegen über die mobile App von Wave einreichen.

Du kannst auch Zahlungen über Wave akzeptieren (obwohl Gebühren anfallen) und Zahlungen in Fremdwährungen automatisch umrechnen. Du kannst auch deine Buchhalter:innen in dein System einfügen, sodass alle mit denselben Daten arbeiten. Außerdem kannst du Berechtigungen festlegen, um sicherzustellen, dass jede:r nur das sieht, was du möchtest.

Top-Funktionen:

• Rechnungsstellung
• Belege
• Direkteinzahlungen
• Steuerberechnungen und -abzüge 
• Gehaltsabrechnung
• Jährliche Buchführung 

Kosten: Kostenlos. Bezahlte Abos beginnen bei 16 $. 

Verfügbar für: Webbrowser, iPhone, Android. 

18. CloudApp

Screenshots sind hilfreich, um sowohl intern als auch extern klar zu kommunizieren. Aber das Teilen von Screenshots kann mühsam sein. CloudApp erleichtert es, Screenshots und kurze Videos zu erfassen und sie über einen Weblink mit allen relevanten Empfänger:innen zu teilen. Es hilft Unternehmer:innen, klare, visuelle Anweisungen an ihre Mitarbeiter:innen zu geben – und erleichtert es Mitarbeiter:innen, mit Kund:innen zu kommunizieren.

Um CloudApp kostenlos in deinem Unternehmen zu nutzen, müssen alle Mitarbeiter:innen ein eigenes kostenloses Konto erstellen. Auch wenn dies nicht alle Screenshots deines Unternehmens an einem Ort speichert, kannst du sie einfach über Links untereinander teilen. Du kannst auch einen Passwortschutz einrichten, um sensible Informationen zu teilen.

Top-Funktionen:

• Teammanagement
• Unternehmenssicherheit 
• Sichere Freigabe
• Video-Workflows 
• Analytik 
• Integrationen

Kosten: Kostenlos. Einzelabos beginnen bei 9,95 $.

Verfügbar für: Desktop-App oder Chrome-Brows

19. Toggl

Toggl hilft dir, effizienter zu arbeiten, indem es verfolgt, wie viel Zeit du mit Aufgaben verbringst. Es hat eine einfache, saubere Benutzeroberfläche und ist mit Funktionen ausgestattet, die es zu einem leistungsstarken Produktivitäts-Tool machen.

Top-Funktionen:

• Start und Stopp von Timern mit nur einem Klick
• Pomodoro-Timer, um konzentriert zu arbeiten
• Berichte, die die Zeit pro Aufgabe zeigen
• Tags, um Aufgaben leichter zu verfolgen
• Kalenderansicht, die bevorstehende Fristen anzeigt
• Synchronisiert mit beliebten Business-Tools wie Asana, Trello und Google Kalender

Kosten: Kostenlos. Bezahlte Abos beginnen bei 9 € pro Benutzer:in und Monat.

Verfügbar für: Web-App, Browser-Plugin (Chrome, Firefox), Desktop-App (Windows, Mac), Mobile Apps (Android, iOS).

20. Forest

Forest ist eine unterhaltsame App, die dir hilft, fokussiert zu bleiben und produktiver zu sein, indem du Bäume pflanzt. Ziel ist es, dein Handy wegzulegen und Ablenkungen zu vermeiden. So kannst du dich auf Arbeit, Studium, Ruhe, Freund:innen, Unterhaltung oder alles, was das Leben dir bietet, konzentrieren.

Wenn du einen Timer startest, pflanzt die App einen virtuellen Baum. Wenn du während der Timer-Dauer fokussiert bleibst, wächst der Baum. Der Baum stirbt, wenn du den Timer stoppst oder zu einer anderen Aufgabe wechselst, bevor der Timer abgelaufen ist. Du verdienst Belohnungen, wenn du vier Stunden Fokuszeit erreichst, und kannst deine Tokens in echte Bäume umwandeln.

Das Forest-Team arbeitet mit der Baumpflanz-Organisation Trees for the Future zusammen, um echte Bäume zu pflanzen. Wenn du virtuelle Tokens in Forest für das Pflanzen echter Bäume ausgibst, spendet das Forest-Team und erstellt Pflanzbestellungen. Zum Zeitpunkt dieser Veröffentlichung hat Forest weltweit 1,760,793 Bäume gepflanzt.

Top-Funktionen:

• Hilft, Fortschritte zu visualisieren und die gepflanzten Bäume zu sehen
• Gewinne einen Überblick darüber, mit welchen Aktivitäten du die meiste Zeit ohne dein Handy verbringst
• Erinnerungen, dass du dein Handy weglegen und dich konzentrieren sollst
• Eine Desktop- und eine mobile Version für die Nutzung von unterwegs
• Integration mit anderen Produktivitäts-Apps wie Clockify
• Trage zum Pflanzen von Bäumen im echten Leben bei

Kosten: 4,39 € (einmalige Gebühr).

Verfügbar für: iOS, Android.

21. Clockify

Clockify ist eine kostenlose Time-Tracking-App, die du in nur wenigen Klicks nutzen kannst. Es gibt keine komplizierten Timer oder Software. Sie bietet auch eine mobile App, sodass du deine Zeit überall verfolgen kannst.

Clockify's bekannteste Funktion sind die Berichts-Tools. Du kannst detaillierte Berichte abrufen, die zeigen, wie viel Zeit du mit einem Projekt oder einer Aufgabe verbringst. Exportiere diese Berichte in Sekundenschnelle und teile sie mit deinem Team oder deinen Kund:innen.

Top-Funktionen:

• Einfacher Time Tracker mit Stoppuhr
• Option, Stunden manuell einzugeben und zu bearbeiten
• Ein Arbeitszeitprotokoll, das deine wöchentlichen Aktivitäten aufzeichnet
• Markiere abrechenbare Stunden
• Kalenderansicht, um deine Zeit zu visualisieren und Aktivitäten zu blocken
• Integriert mit Trello, Asana, JIRA und QuickBooks

Kosten: Kostenlos. Bezahlte Abos beginnen bei 5,49 $ pro Benutzer:in und Monat, jährlich abgerechnet.

Verfügbar für: Desktop- und mobile App; Chrome, Firefox, Windows, Mac, Linux, iOS, Android.

22. Brain.fm

Brain.fm ermöglicht es dir, Flow-Zustände schneller und mit einem Klick zu erreichen. Die App kann deine Konzentration, Entspannung, Schlaf oder Meditation mit funktionaler Musik verbessern. Die wissenschaftlich fundierte Musik führt dich in den gewünschten mentalen Zustand.

Um in einen tiefen Arbeitsmodus zu gelangen, kannst du Musik abspielen, die für anspruchsvolle Aufgaben und längere Zeiträume intensiver Konzentration konzipiert ist. Mit Brain.fm kannst du außerdem dein Aktivitätslevel, die Art der Musik und deine Empfindlichkeit anpassen.

Top-Funktionen:

• Wissenschaftlich fundierte Musik für Produktivität
• Von Menschen komponierte Musik
• Patentierte Neuromodulation
• Unterstützt die Konzentration auf jede Aufgabe
• Wissenschaftliche Tests vor und nach der Nutzung
• Unterstützt von der National Science Foundation

Kosten: Kostenlose Testversion. Bezahlte Abos beginnen bei 6,99 $ pro Monat.

Verfügbar für: Webbrowser, iPhone, Android

23. Mural

Mural ist eine benutzerfreundliche und intuitive Plattform für die Zusammenarbeit beim Brainstorming und Mindmapping. Erstelle virtuelle Whiteboards und Leinwände, auf denen Teams zeichnen, Notizen hinzufügen, Dateien anhängen und in Echtzeit interagieren können.

Mural bietet über 200 Vorlagen in Kategorien wie Brainstorming und Agile, um Projekte zu planen. Die Vorlagen sind so konzipiert, dass Teams miteinander interagieren, um Ideen zu generieren und Probleme zu lösen.

Top-Funktionen:

• Unendliche und anpassbare Leinwandoptionen, um deine Kollaborationsziele zu erreichen
• Schnelle und einfache Visualisierungen von Flows, Karten, Reisen und Prozessen
• Zeitersparnis durch benutzerfreundliche Vorlagen 
• Möglichkeit, Teammitglieder durch Kommentare oder Text-Chat zu verbinden
• Erstelle bunte Haftnotizen und organisiere sie, um Muster und Lösungen zu erkennen
• Integration mit anderen Produktivitäts-Tools wie Airtable, Asana, OneDrive und Google Drive

Kosten: Kostenlos. Bezahlte Abos beginnen bei 9,99 $ pro Benutzer:in und Monat, jährlich abgerechnet.

Verfügbar für: iOS, Android, MacOS, Windows 10.

Wähle die richtigen Produktivitätsapps für dein Unternehmen

Obwohl die besten Produktivitätsapps dir helfen können, dich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren, können zu viele Apps auch zum Produktivitätskiller werden.

Bevor du also sofort Apps herunterlädst und mit deinem Team teilst, nimm dir etwas Zeit, um deine größten Hürden für mehr Produktivität zu ermitteln.

• Sind Ablenkungen dein größtes Hindernis für Produktivität? Wenn ja, könnten Tools wie RescueTime, StayFocusd, Boomerang und KanbanFlow helfen.
• Leidet die Gesamtproduktivität deines Unternehmens, weil Mitarbeiter:innen ihre Prioritäten nicht kennen oder relevante Informationen nicht finden können, um voranzukommen? Wenn ja, richte deinen Teams Apps wie Trello, Asana, Google Drive oder Notion ein.
• Habt ihr Schwierigkeiten, effizient zusammenzuarbeiten? Tools wie Slack, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Drive und Wave Accounting könnten die perfekte Lösung bieten.
• Hast du Schwierigkeiten, klar zu kommunizieren? Probiere LanguageTool und die CloudApp. Oder wenn du Probleme hast, dir zu viele Informationen zu merken, kannst du dich auf Tools wie Evernote, Todoist oder LastPass verlassen.

Wenn du die Ursache deiner mangelnden Produktivität bestimmst, hast du den ersten Schritt zur Steigerung deiner Produktivität im Jahr 2025 getan.

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